In fast jedem Praxisprojekt kommt die IT zu spät an den Tisch. Grundriss steht, Handwerker sind beauftragt, die Praxissoftware ist ausgesucht, und dann fragt jemand, wo eigentlich der Server hinsoll. Ab diesem Punkt wird jede Entscheidung teurer, weil sie gegen bereits verputzte Wände arbeitet. Dieser Beitrag zeigt, was bei der IT-Planung einer Arztpraxis wann feststehen muss, damit am Eröffnungstag alles läuft.

Wann die IT-Planung anfangen sollte

Der richtige Zeitpunkt ist der, an dem der Grundriss noch verhandelbar ist. Die IT-Planung gehört parallel zur Raumplanung, nicht danach. Das hat einen einfachen Grund: Netzwerkdosen, Stromkreise und der Standort des Serverschranks lassen sich im Plan kostenlos verschieben und im fertigen Raum nur noch mit Stemmarbeiten. Wer die IT erst nach dem Innenausbau einplant, bezahlt Kabelkanäle auf Putz, Verlängerungen und Nacharbeit, und bekommt trotzdem nicht die saubere Lösung.

Was vor dem ersten Kabel feststehen muss

Diese Punkte gehören geklärt, bevor der Elektriker anfängt:

  • Welche Praxisverwaltungssoftware kommt zum Einsatz, und welche Anforderungen stellt der Hersteller an Server, Arbeitsplätze und Netzwerk?
  • Wie viele Behandlungsräume, Arbeitsplätze und Anmeldeplätze gibt es, und wie viele Geräte stehen jeweils darin?
  • Welche Medizingeräte werden angebunden, etwa EKG, Ultraschall, Labor oder bildgebende Systeme mit DICOM?
  • Wo steht der Server oder das Serverschränkchen, und ist der Raum belüftet, abschließbar und trocken?
  • Wo kommt der TI-Konnektor hin, und wie erreichen ihn die Kartenterminals?
  • Welche Räume brauchen WLAN, und soll es ein getrenntes Netz für Patienten geben?
  • Wie wird telefoniert, und hängt die Telefonie am selben Netzwerk?
  • Wohin läuft die Datensicherung, und wo liegt die zweite Kopie außerhalb der Praxis?

Die Praxissoftware bestimmt die Technik, nicht umgekehrt

Die Reihenfolge wird oft vertauscht. Erst wird Hardware gekauft, dann stellt sich heraus, dass das Praxisverwaltungssystem eine andere Serverversion, eine bestimmte Datenbank oder eine feste Anzahl an Lizenzen erwartet. Umgekehrt ist es richtig: Die Entscheidung für das PVS fällt zuerst, die Anforderungen des Herstellers werden schriftlich eingeholt, und erst danach wird dimensioniert. Das erspart Rückbau und Diskussionen darüber, wer für eine nicht lauffähige Installation verantwortlich ist.

Netzwerk, Dosen und Serverstandort

Planen Sie je Arbeitsplatz großzügiger, als es im Moment nötig scheint. Ein Behandlungsraum, in dem heute ein Rechner steht, hat morgen zusätzlich ein Gerät mit Netzwerkanschluss. Nachträglich eine Dose zu setzen kostet ein Vielfaches dessen, was sie im Rohbau gekostet hätte. Für den Serverstandort gilt: kein Putzraum, kein Durchgangszimmer, keine Abstellkammer neben der Heizung. Was ein Serverstandort technisch braucht, haben wir in den Anforderungen an den Serverraum zusammengefasst.

Die Funkausleuchtung gehört ebenfalls in die Planung und nicht ans Ende. Dicke Altbauwände, Bleiabschirmung im Röntgenbereich und Metallschränke verändern die Reichweite erheblich. Wer die Zugangspunkte nach Gefühl setzt, hat am Ende Funklöcher genau dort, wo mobil dokumentiert werden soll.

Die Telematikinfrastruktur von Anfang an mitdenken

Konnektor, Kartenterminals, eHBA und SMC-B brauchen Vorlaufzeit. Die Karten werden bestellt, geliefert und freigeschaltet, und das dauert. Wer drei Wochen vor Eröffnung mit der Beantragung beginnt, eröffnet ohne TI und damit ohne Versichertenstammdatenabgleich. Planen Sie außerdem den Platz im Netzwerk mit: Der Konnektor gehört in ein Segment, das nicht aus dem Patienten-WLAN erreichbar ist.

Die KBV-Anforderungen gleich einbauen statt nachrüsten

Die IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung gilt ab dem ersten Behandlungstag, nicht ab dem ersten Prüfungstermin. Vieles davon ist in der Planungsphase fast kostenlos und später aufwendig: getrennte Netzsegmente, eigene Benutzerkonten statt eines Sammelpassworts, eine Datensicherung, die außerhalb des Servers liegt. Welche Anlage für Ihre Praxisgröße gilt und was darin konkret verlangt wird, steht in unserer Checkliste zur KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie.

Die drei teuersten Planungsfehler

  • Zu wenig Netzwerkdosen. Der Klassiker. Nachrüsten im fertigen Raum kostet ein Vielfaches und sieht selten gut aus.
  • Server im falschen Raum. Zu warm, nicht abschließbar oder hinter einer Tür, die immer offen steht. Beides ist ein Problem für die Technik und für den Datenschutz.
  • TI zu spät beantragt. Die Vorlaufzeiten für Karten und Freischaltungen lassen sich nicht beschleunigen, auch nicht gegen Aufpreis.

Übernahme statt Neugründung?

Wer eine bestehende Praxis übernimmt, plant nicht auf der grünen Wiese, sondern erbt eine gewachsene Installation samt ihrer Altlasten. Dafür gelten andere Prüfschritte, die wir in der IT-Checkliste zur Praxisübernahme beschrieben haben.

Wie wir die IT-Planung begleiten

Wir steigen idealerweise in der Grundrissphase ein, sprechen mit Ihnen und auf Wunsch direkt mit Architekt und Elektriker, und liefern einen Plan, aus dem hervorgeht, wo welche Dose sitzt, was wo steht und in welcher Reihenfolge was passiert. Danach begleiten wir die Umsetzung bis zum ersten Behandlungstag und übernehmen auf Wunsch den laufenden Betrieb. Mehr dazu auf unserer Seite IT für Arztpraxen.