Bei einer Praxisübernahme dreht sich alles um Patientenstamm, Kassensitz und Kaufpreis. Die IT taucht im Übergabevertrag selten auf, obwohl Sie mit der Praxis auch deren komplette Technik erben: den TI-Konnektor, die KIM-Adresse, das Praxisverwaltungssystem und, rechtlich am heikelsten, die Patientendaten. Wer hier erst nach der Unterschrift hinschaut, zahlt drauf. Diese Checkliste zeigt, was vor und während der Übernahme auf den Tisch gehört.

Warum die IT bei der Praxisübernahme zum Risiko wird

Eine Praxis, die verkauft wird, ist oft eine Praxis, in deren Technik jahrelang nur das Nötigste investiert wurde. Das ist verständlich, wird aber zu Ihrem Problem: Ein Konnektor der ersten Generation, ein Server ohne Wartungsvertrag oder ein Praxisverwaltungssystem in einer abgekündigten Version verursachen Kosten, die im Kaufpreis nirgends stehen. Kommt es nach der Übergabe zu einem Ausfall, steht die Praxis, und die Verantwortung liegt bei Ihnen.

Vor der Übernahme: das prüfen Sie in der IT-Due-Diligence

Bevor Sie unterschreiben, verschaffen Sie sich einen ehrlichen Überblick über den technischen Zustand. Diese Punkte gehören auf die Liste:

  • TI-Anbindung: Welche Konnektor-Generation ist im Einsatz, und läuft sie noch im Support?
  • Praxisverwaltungssystem (PVS): Welches System, welche Version, welcher Wartungsvertrag, und ist die Lizenz überhaupt übertragbar?
  • Server und Arbeitsplätze: Alter der Hardware, Betriebssystem-Stand, verbleibende Sicherheitsupdates.
  • Backup: Gibt es eines, wird es getestet, und wo liegen die Sicherungen?
  • Datenschutz: Existiert ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, gibt es Auftragsverarbeitungsverträge mit den Dienstleistern?
  • Internetanbindung: Leitung, Vertrag, Ausfallabsicherung für die TI.

Schon diese sechs Punkte trennen eine übernahmefähige Praxis von einer, in die Sie im ersten Jahr fünfstellig nachinvestieren müssen.

Der Inhaberwechsel: TI, KIM und PVS richtig übergeben

Mit dem Wechsel des Praxisinhabers ändert sich die Identität der Praxis gegenüber der Telematikinfrastruktur. Drei Dinge müssen sauber umgezogen werden:

Praxisausweis (SMC-B)

Der Praxisausweis ist an den Inhaber und die Betriebsstätte gebunden. Bei einem echten Inhaberwechsel wird in der Regel eine neue SMC-B beantragt. Das dauert und sollte lange vor dem Übergabetag angestoßen werden, sonst steht die Praxis am ersten eigenen Tag ohne TI-Zugang da.

KIM-Adresse

Die KIM-Adresse (Kommunikation im Medizinwesen) hängt am Praxisausweis. Neue SMC-B heißt in der Regel neue KIM-Adresse, mit allen Folgen für eArztbrief und eAU. Planen Sie die Umstellung mit, statt sie zu entdecken.

Praxisverwaltungssystem und Patientendaten

Die Übernahme der Bestandsdaten aus dem PVS ist der aufwendigste Teil. Klären Sie früh mit dem PVS-Hersteller, ob eine Migration vorgesehen ist, was sie kostet und wie lange sie dauert. Eine saubere, getestete Datenübernahme mit Kontrolllauf schützt Sie vor dem Albtraum, dass am Montag nach der Übernahme Karteien fehlen.

Datenschutz beim Inhaberwechsel

Patientendaten gehen nicht automatisch mit der Praxis über. Für die Übernahme der Behandlungsdokumentation gelten strenge Regeln, in der Praxis wird das meist über eine Einwilligungslösung oder das Zwei-Schrank-Modell gelöst. Sorgen Sie außerdem dafür, dass ab Tag eins Ihre eigenen Auftragsverarbeitungsverträge stehen und das Verarbeitungsverzeichnis auf Sie als neuen Verantwortlichen läuft. Das ist trockene Pflicht, aber im Ernstfall genau der Nachweis, der zählt.

Diese Fehler werden teuer

  1. Die neue SMC-B zu spät beantragen und am Übergabetag ohne TI dastehen.
  2. Die PVS-Migration unterschätzen und ohne Testlauf produktiv gehen.
  3. Das vorhandene Backup für gegeben halten, ohne je eine Rücksicherung zu prüfen.
  4. Auftragsverarbeitungsverträge und Verarbeitungsverzeichnis nicht auf den neuen Inhaber umstellen.
  5. Veraltete Hardware mitübernehmen, ohne den Ersatz einzuplanen und zu budgetieren.

So läuft eine saubere IT-Übernahme mit threesixty

Wir begleiten Praxisübernahmen im Raum Koblenz, Bad Ems und Montabaur von der technischen Bestandsaufnahme vor der Unterschrift bis zum reibungslosen ersten eigenen Praxistag. Wir prüfen TI, PVS und Backup, planen den Wechsel der SMC-B und KIM-Adresse und übernehmen die Datenmigration mit Kontrolllauf, damit am Übergabetag alles läuft.

Mehr dazu, wie wir Arztpraxen betreuen, lesen Sie auf unserer Seite für Praxis-IT. Wenn Sie ohnehin gerade modernisieren, ist auch unser Beitrag zur KI in der Arztpraxis und zur richtigen Backup-Strategie einen Blick wert.